Chi organizza visite guidate o visite di un immobile conosce bene le esigenze particolari della prenotazione. Ogni appuntamento ha un numero limitato di posti, gli interessati vogliono vedere subito quali orari sono ancora liberi e la prenotazione deve richiedere pochi secondi. Allo stesso tempo, chi organizza ha bisogno di sapere in ogni momento chi viene, quando e in quanti.
Molti gestiscono tutto questo con telefono, email e un foglio di calcolo. Funziona finché i posti sono pochi. Quando le richieste aumentano, il costo di coordinamento cresce più in fretta del numero di visite: ogni disdetta libera un posto da riassegnare, ogni spostamento richiede di riscrivere a più persone, ogni errore di trascrizione produce un gruppo troppo pieno o un orario vuoto.
Cosa deve fare un calendario prenotazioni per le visite guidate
Un calendario prenotazioni per le visite guidate deve risolvere tre problemi. Primo: mostrare la disponibilità reale, cioè solo le fasce orarie che hanno ancora posti liberi. Secondo: rispettare la capienza, chiudendo automaticamente una fascia quando il gruppo è completo. Terzo: tenere informato chi organizza, senza che debba controllare continuamente la casella di posta.
Questi tre punti valgono allo stesso modo per una visita guidata in uno spazio espositivo, per una visita a un cantiere o a una nuova costruzione, e per le visite di un appartamento in affitto con molti interessati. In tutti i casi c'è una risorsa limitata, il tempo e lo spazio, e una domanda che arriva in modo disordinato.
Come funziona con PropKong
PropKong nasce dall'esperienza diretta nell'organizzazione delle visite di appartamenti, dove le richieste arrivano tutte insieme e la gestione manuale diventa rapidamente insostenibile. Lo strumento si configura in circa cinque minuti con un assistente: stabilisci quanto deve durare una visita, quante persone possono partecipare a ogni fascia oraria e se offri appuntamenti singoli o di gruppo.
Nel passo successivo scegli nel calendario i giorni e gli orari in cui vuoi offrire le visite. Alla fine ricevi un link di prenotazione, che puoi inviare a tutti gli interessati o pubblicare sul tuo sito. Il link porta direttamente al calendario, che mostra solo le fasce orarie ancora disponibili. Chi prenota sceglie un orario, inserisce i propri dati e riceve una conferma.
La prenotazione diventa così asincrona: gli interessati prenotano quando vogliono, anche la sera o nel fine settimana, senza dover aspettare una tua risposta.
Visite con posti limitati, prenotate in autonomia
Con la nostra app per le visite gestisci fasce orarie, conferme, annullamenti e promemoria in un unico posto.
Notifiche, elenchi e sincronizzazione
Se lo desideri, ricevi un'email per ogni nuova prenotazione e per ogni disdetta. Quando qualcuno annulla, la fascia oraria torna disponibile nel calendario senza che tu debba intervenire.
Tutte le prenotazioni sono consultabili in qualsiasi momento, filtrabili e scaricabili in PDF, per esempio per stampare l'elenco dei partecipanti prima di una visita. Il calendario con tutti gli appuntamenti prenotati e bloccati si può inoltre abbonare come feed iCal in Google Calendar, Apple Calendar o Outlook. In questo modo vedi le visite accanto agli altri impegni e lavori sempre con dati aggiornati.
Per chi ha senso
Un calendario prenotazioni dedicato conviene quando organizzi visite ricorrenti con posti limitati e un numero di richieste che non riesci più a gestire con una semplice rubrica: proprietari e agenzie che affittano o vendono immobili, ma anche chi offre visite guidate a gruppi piccoli e vuole evitare gruppi troppo pieni.
Con PropKong il primo annuncio è gratuito. Per ogni annuncio successivo paghi 4,90 €, oppure 19,90 € al mese con il piano Pro se organizzi visite con continuità. Se oggi prenoti le visite al telefono e poi le ricopi in un foglio di calcolo, vale la pena provare la configurazione: cinque minuti di lavoro una tantum, al posto di un coordinamento manuale che si ripete a ogni nuova richiesta.