Wie rondleidingen of bezichtigingen organiseert, kent de specifieke eisen aan het boekingsproces. Per tijdslot is er plaats voor een beperkt aantal deelnemers, geïnteresseerden willen snel zien welke momenten nog vrij zijn, en boeken moet zonder omwegen kunnen. Een gewone agenda of een gedeeld spreadsheet schiet daar al snel tekort: je houdt handmatig bij wie er komt, beantwoordt vragen over beschikbaarheid en loopt het risico dat een rondleiding overboekt raakt.
Waarom een online agenda voor rondleidingen werkt
Een online agenda met tijdslots draait de afstemming om. Je legt niet met iedere deelnemer apart een moment vast, maar publiceert één keer je beschikbaarheid. Deelnemers kiezen zelf een vrij tijdslot en het systeem houdt bij hoeveel plaatsen er nog over zijn. Dat vermindert de coördinatiekosten merkbaar, juist bij grotere aantallen.
Uit eigen ervaring met het organiseren van bezichtigingen van huurwoningen weten we hoeveel tijd dat zonder passende software kost. Daarom hebben we PropKong ontwikkeld, een tool om bezichtigingen en rondleidingen te plannen en te laten boeken. Je eerste aanbod richt je gratis in; daarna betaal je € 4,90 per aanbod of € 19,90 per maand voor Pro.
Rondleidingen en bezichtigingen online laten boeken
Met onze bezichtigingsapp beheer je tijdslots, bevestigingen, annuleringen en herinneringen op één plek.
Zo richt je het in
Een installatieassistent leidt je in een paar minuten door de instellingen. Je legt vast hoe lang één rondleiding of bezichtiging duurt en of je individuele afspraken of groepen ontvangt, inclusief het maximum aantal deelnemers per tijdslot. Daarna kies je in de kalender op welke dagen en tijden je tijdslots aanbiedt.
Na afronding krijg je een boekingslink. Die stuur je naar alle geïnteresseerden of je plaatst hem op je eigen website. De link opent direct de boekingspagina met alle tijdslots die nog vrij zijn. Volle tijdslots verdwijnen automatisch, zodat dubbele boekingen of overvolle groepen niet voorkomen.
Overzicht houden over boekingen
Als organisator krijg je desgewenst een e-mail bij elke nieuwe boeking of annulering. Deelnemers ontvangen automatisch een bevestiging en de dag ervoor een herinnering, wat het aantal no-shows verlaagt. Alle boekingen kun je op elk moment bekijken en filteren, en exporteren als PDF of Excel-bestand, bijvoorbeeld als deelnemerslijst voor ter plaatse.
De agenda met alle geblokkeerde en geboekte tijdslots kun je bovendien als agendafeed (ICS) abonneren in Google Agenda, Outlook of Apple Agenda. Zo zie je je rondleidingen en bezichtigingen naast je andere afspraken en ben je altijd op de hoogte van de actuele stand, zonder dat je iets handmatig hoeft over te nemen.